¿Qué es el Archivo Digital?

A lo largo de los últimos años, cada vez más empresas se han unido al archivo digital, um método de archivo más eficaz y modernizado. El archivo digital es uma forma más eficaz de almacenar los documentos importantes para las empresa, facilitando así la gestión y agilizando los processos. A través del archivo digital, se puede agrupar toda la información de una empresa en un único lugar, independentemente del sector o departamento.

¿Cuáles son los beneficios del archivo digital?

Uno de los beneficios que tiene el archivo digital está relacionado con el aumento de la productividad inherente, una vez que las informaciones necesarias están localizadas en un lugar de fácil acceso. Además, otro beneficio muy importante está relacionado con la seguridad de los archivos, ya que es posible crear copias de seguridade para garantizar que no se pierda nada en caso de averías o fallos. La organización es otro punto importante del archivo digital y que trae muchos beneficios, ya que los documentos se pueden organizar dependiendo de la necesidad de cada empresa u organización. La accesibilidad será quizás el beneficio más destacado, puesto que los documentos más importantes están solo a unos clicks.

¿Qué dice la ley?

El Decreto Lei 28/2019  permite que los documentos fiscalmente relevantes, como facturas, documentos de transporte, recibos y otros, estén almacenados digitalmente. Aunque existen ciertas reglas que se deben respetar: *las facturas y demás documentos dfscalmente relevantes se deben guardar de forma secuencial y sin escalas, y respetar el plan de archivo y la individualización de cada ejercicio, abarcando la integridad de los documentos*

Además, es necesario que el archivo digitalizado cumpla ciertas normas, como por ejemplo, poseer una cualidad y legibilidad perfecta, para garantizar la fiabilidad del mismo.

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