O que é o Arquivo Digital?

Ao longo dos últimos anos têm sido cada vez mais empresas a aderir ao arquivo digital, um método de arquivo mais eficiente e modernizado. O arquivo digital, na sua essência, é uma forma mais eficaz de armazenar documentos importantes para as empresas, facilitando a gestão e agilizando processos. Através do arquivo digital, é possível agrupar toda a informação de uma empresa num único local, independentemente do sector ou departamento.

Quais os benefícios do arquivo digital?

Um dos vários benefícios que o arquivo digital traz, está relacionado com o aumento de produtividade inerente, uma vez que as informações necessárias estão localizadas num local de fácil acesso. Além disso, outro benefício muito importante está relacionado com a segurança dos arquivos, visto que é possível criar backups de forma a garantir que nada se perca em caso de avarias ou defeitos. A organização é outro ponto importante ao qual o arquivo digital traz mais-valias, uma vez que os documentos podem ser organizados consoante a necessidade de cada empresa ou organização. A acessibilidade será porventura o benefício mais notório, dado que, os documentos mais importantes passam a estar à distância de poucos cliques.

O que diz a lei?

O Decreto Lei 28/2019 permite que os documentos fiscalmente relevantes, tais como faturas, documentos de transporte, recibos, entre outros, sejam armazenados digitalmente. Porém existem certas regras que devem ser respeitadas; nomeadamente: “As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes devem ser guardados de forma sequencial e ininterruptamente e respeitar o plano de arquivo e a individualização de cada exercício, abrangendo a integralidade dos documentos.”

Além disso, é necessário que o arquivo digitalizado cumpra certas normas, como por exemplo, possuir uma qualidade e legibilidade perfeita, de forma a garantir a fiabilidade do mesmo.

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